Plan de medios sociales

Plan de medios sociales para tu organización educativa. 

Análisis de la situación de partida en la organización educativa:

Tendencias actuales en Internet para el entorno de la organización educativa

En la actualidad gracias a las nuevas tecnologías de la información, el ritmo y el estilo de trabajo en las instituciones educativas ha cambiado abruptamente, hacia un cambio positivo abierto a nuevas posibilidades y nuevos métodos que incluyen la interacción y los mecanismos de enseñanza libre y abierta para el estudiante, se han presentado numerosos retos para la transformación curricular y la apertura a espacios creativos anidados al pensamiento tecnológico y el desarrollo de contenidos de calidad en la red, si de tendencias al uso de las nuevas redes como herramienta para el desarrollo de nuevos entornos aprendizaje en el aula, podemos mencionar que “el 100 por ciento de las universidades de los Estados Unidos están usando las redes sociales en alguna medida. Hace dos años, era impensable que Twitter formara parte del aula de clases; hoy en día, el 84 por ciento de los estudiantes usan esta red social de microblogging para enviar anuncios en tiempo real a otros estudiantes. En cuanto a Facebook, la red social más popular del mundo, en 2008 solamente el 61 por ciento de los estudiantes la usaban. Hoy en día, el 98 por ciento la usa, haciendo de Facebook la herramienta de social media más usada en las universidades”.   Como se explica en el articulo Las redes sociales como herramienta en las universidades disponible en linea en : https://hipertextual.com/archivo/2012/02/las-redes-sociales-como-herramienta-en-las-universidades/

 

Existen numerosos indicadores que miden la presencia de las redes sociales en el ámbito educativo y que nos da una idea de las tendencias de uso en las instituciones educativas, una de ellas es la aportada por la Universidad Salvadoreña Alberto Masferrer (USAM) disponible en http://www.elsalvador.com/noticias/nacional/330287/universitarios-usan-redes-sociales-por-motivos-academicos/

En la organización educativa de la cual formo parte la tendencia esta orientada al uso del Twitter, dejando en segundo plano el uso de otras redes sociales que deberían ser explotadas dada las tendencias planteadas anteriormente.

Situación actual de la organización en Internet y redes sociales. Algunos ítems que podemos plantearnos para ello:

¿Cuál es la reputación online actual? 

Analizando algunos trabajos relacionados con la reputación on line, es fácil hacernos una idea y formar conceptos enfocándose desde el punto de vista de las instituciones educativas, la reputación online se construye posicionando la cara institucional ante un publico determinado, orientando cierto grado de estima, a través de redes sociales, elementos publicitarios colocados en estas,   entendiendo que esta se construye con la transmisión de mensajes dirigidos objetivamente  desde las herramientas adecuadas.

Una definición más científica de reputación online es la de "la construcción social alrededor de la credibilidad, fiabilidad, moralidad y coherencia que se tiene de una persona, ente, organismo, institución, empresa, etc. Esto es, la reputación sólo es parcialmente controlable ya que se crea y recrea a partir de las percepciones que conforman un estado de opinión, consideración y valoración de otros, a partir de las decisiones y comportamientos ético-morales y/o profesionales. Asimismo se puede sostener que la reputación es una construcción social, un producto creado y acumulado de forma colectiva y que de manera inevitable tiene efectos positivos o negativos sobre el despliegue social, económico, etc. al tener una evidente connotación pública".

Del Fresno, Miguel (2012a). El consumidor social: Reputación online y social media (1ª edición). Barcelona: UOC. 

Abriendo la oportunidad para formar profesiones como la del Responsable de comunidad de internet (Community Manager), quien gestiona todos los aspectos relacionados con la construcción de una reputación a través de las redes o medios sociales, logrando establecer mediciones de confianza, rastreo de climas, identificación de opiniones   y mediciones cuantitativas y cualitativas

La reputación online de la organización educativa de la cual formo parte, esta concentrada en la evaluación del tráfico a través del Twitter, la medición de la mismas es clave para formarse una idea del funcionamiento de las redes que rodean la institución.

¿Existe una gestión de la identidad digital corporativa?

De alguna manera el flujo de información que se transmite a través de la red requiere de un control y monitoreo para que la reputación que se construye genere resultados óptimos para la organización educativa, los datos de medición suelen ser útiles y algunas veces confiables, pero el análisis de los tráficos en tiempo real  de las búsquedas y de los tráficos de  las redes sociales, por lo que   Leiva-Aguilera, Javier (2012). Gestión de la reputación online. El profesional de la información (7). Barcelona.: UOC. Nos indica que “En España, la creciente importancia del control de la reputación online se ha visto reflejada en la creación de departamentos específicos por parte de las agencias más importantes de marketing en buscadores y analítica web para la gestión de la reputación y la monitorización online”.

Por lo general se generan índices que informan el volumen de menciones de unas palabras y si estas son positivas o negativas, midiendo el primero en números y el segundo en letras “Este índice se encuentra dentro de los nuevos Informes de Reputación Online que ha lanzado Informa. Estos Nuevos Informes de Reputación Online se complementan con otra mucha información sobre Redes Sociales y SEO, pero lo realmente innovador es este nuevo índice, que además cuenta con el respaldo de Informa, que ya es la herramienta utilizada por más del 95% de las entidades financieras españolas para tomar sus decisiones de crédito, por lo que su objetividad está más que justificada”, como lo explica  Conrado Martínez Alcaraz – Director de Marketing de Informa D&B.

La gestión efectivamente existe en la organización educativa de la cual formo parte sin embargo, no esta debidamente conformada por un personal especializado e instruido para el desarrollo de esta gestión. 

¿Se utilizan los medios sociales como herramienta de comunicación interna? 

Las instituciones educativas sin duda construyen sus comunicaciones con el objetivo de mantener al día  a los integrantes del cuerpo directivo y docente, en algunos casos no solo es usada como herramienta para transmitir mensajes e informar, sino que además es usada con la intención de generar elementos motivadores para mejorar el desempeño en la actividad ante el alumno y promover la interacción entre los empleados y la institución.

Ideas claves expuestas en estudios e indicadores como el detallado por Mónica Fernández, experta en Liderazgo y Coaching en http://www.imf-formacion.com/blog/recursos-humanos/los-expertos-analizan/la-comunicacion-interna-en-la-empresa-y-las-redes-sociales/ donde expone el trabajo elaborado por el Observatorio de Comunicación Interna e Identidad Corporativa, en colaboración con Dircom,  “Redes sociales, social media y entorno digital en Comunicación Interna”,  explica que analizando las diferentes tipologías de tecnología, el estudio también revela que la intranet continua siendo la reina madre de las herramientas que se usan en Comunicación Interna (en el 89,7% de los casos). Le sigue de cerca el newsletter corporativo (76,8%), los vídeos, (45,2%), los chats y foros internos (43, 2%), los microsites (36,8%), y las redes sociales como Facebook y Twitter en menor medida (27%).

Así, del 40% de empresas que se han adaptado a la era digital, sólo un 22% utiliza una red social interna, la mayoría creada por iniciativa de la empresa y en otros casos potenciando una red social que ya utilizaban los empleados por cuenta propia.

No es muy común pensar en las redes sociales como canal para la comunicación interna, es de vital importancia considerarlas debido al flujo rápido y contante de información que estas generan y que podrían dar apertura a una nueva imagen para la institución, en la actualidad la organización educativa a la cual pertenezco no ha considerado esto como opción por lo cual podría ser útil  establecer estrategias de redes sociales para generar clima y personalidad a la institución, creando comunidades para el intercambio y el dialogo , en todas direcciones, generar un buen debate y romper paradigmas comunicativos o jerárquicos , la elección del canal es clave.

Los proyectos también pueden generar grupos, comunidades o netiquetas útiles para centralizar las opiniones y el intercambio de información, las temáticas podrían variar según el ejercicio del trabajo desarrollado,  fijar normas y reglas  y sacar provecho a las redes a través de los canales de social media

¿Y externa con toda la comunidad educativa?

Sabiendo que la comunicación externa, se define como el conjunto de operaciones de comunicación destinadas a los públicos externos de una empresa o institución, pasamos de pensar en una sola posibilidad de hacer llegar el mensaje a tener múltiples opciones par esto, cada una de estas herramientas deben sin duda orientarse al tipo de producto que se maneja y el público al cual va dirigido, lo que  sin duda generara competitividad en el mercado, establecer la estrategia comunicacional es clave, en un articulo contenido en http://www.cglobal.com.ar/servicios/20comunicacion-institucional/comunicacion-externa/ se nos invita a pensar en la idea de generar un plan de comunicación externa y nos señala que debemos tener en cuenta tres aspectos principales: 

• La definición de la identidad corporativa. Es decir, lo que es la institución, sus objetivos corporativos y principios. De ahí se extraerán los atributos de identidad que hay que proyectar al mercado.
• La imagen percibida actualmente. Lo que el mercado percibe hoy en día de la institución.
• La imagen ideal de la institución. La imagen que queremos transmitir a los diferentes mercados debe responder a un plan estratégico de imagen, en el que deben quedar establecidos los target diferentes a los que dirigir las acciones de comunicación, con una estrategia propia y específica para cada uno de ellos.

Más adelante nos invita a tomar en cuenta que este plan e comunicación abarcaría tres grandes aéreas: 

• La definición de los objetivos de comunicación más adecuados para transformar la imagen actual de la institución en la imagen ideal para cada uno de los públicos.
• La definición de la estrategia de medios y de mensajes que mejor se adapten a la consecución de los objetivos previamente definidos.
• La definición de un calendario de actuación y la evaluación de los costes de las acciones propuestas, así como un instrumento de control para realizar un seguimiento de plan.

Con lo cual se busca orientar la comunicación hacia la creación de una imagen del producto o servicio dentro de la institución, a través d las relaciones públicas y nuevas campañas de comunicación, e integrar el concepto de Responsabilidad Social Empresarial en estas áreas, todo esto de las manos de las redes sociales y las herramientas de comunicación digital.

¿Se informa o se comunica a la comunidad educativa?

Claudia Maria Zea Restrepo (2007) en su libro Hacia una comunidad Educativa Interactiva  nos la define como “un sistema de fuerzas dirigidas hacia un fin común  y su nivel de intensidad esta dado por la interacción entre los actores (sujetos-contenidos) y servicios que tienen lugar en un entorno educativo”, los grupos que conforman la comunidad educativa son distintos, poseen intereses que se modifican o se mantienen según las necesidades que abarcan.

Sin duda ocurren ambas tareas en estos procesos, informar y comunicar, pero sobre todo la segunda ocurre con regularidad dada la importancia del intercambio de información que juega un papel esencial para el fortalecimiento de este sistema del que hablamos.

En la institución educativa en la que desarrollo mis labores ocurren ambas tareas, sin embargo la comunicación ha cobrado fuerza debido a los cambios en los procesos dentro de la institución, sobre todo aquellos que incluyen las tecnologías y redes sociales, la dinámica dentro de la institución ha cambiado de forma rápida.

¿Existe un plan de medios sociales explícitamente definido?

Los planes de medios no suelen se rígidos en su contenidos, debido a que contantemente se experimentan cambios y avances en las plataformas de redes sociales, por lo que los planes que se elaboran deben ser flexibles y requieren de un constante seguimiento y supervisión, sin embargo y después de evaluar la estructura que nos ofrece el MOOC que estamos desarrollando, dentro de la institución educativa donde desarrollo mis actividades, a pesar de no tener un departamento especializado, las personas dentro de la comunidad educativa que están desarrollando las funciones para el desarrollo del concepto de Comunnity Manager, establece un plan de trabajo que puede describirse de la siguiente forma: 

1.      Determinar los objetivos generales y específicos, con la intención de lograr un punto de partida.

2.      Definir los recursos, actividades y personas responsables de las mismas.

3.      Supervisión y medición contante de indicadores que pueden verificar el funcionamiento de las redes para la comunicación interna y externa.

4.      Formación de grupos de trabajo por tareas o áreas, identificadas  con el entorno de manera entusiasta.

5.      Evaluar los resultados de las tareas. 

Preguntas claves que forman parte del diagnostico inicial es esencial para reconocer las necesidades e la institución y abrir un camino a una planificación estratégica que cubra las principales tareas para lograr el éxito en lo que respecta a la creación de un plan de medios, algunas de estas preguntas podrían ser las siguientes:

¿Quién debe llevar las cuentas de medios?, ¿Qué redes debería desarrollar la institución, ¿Qué tan seguido debe publicarse contenido en las redes sociales?, ¿Qué tipos de contenido deben publicarse y en qué plataformas?, ¿Debe usarse las redes sociales para mejorar el servicio?, ¿Cómo puedo convertir seguidores en clientes?, ¿Cómo puedo medir el éxito en las redes sociales? y ¿Cuál es el principal error a evitar?.

En la institución en la que me encuentro desarrollando mi labor docente este plan aun no arranca, sería una gran iniciativa realizar el trabajo de implementar un plan de medios que genere frutos en el uso de las redes sociales como medio de formación, información y comunicación. 

¿Sabe toda la organización para qué se está utilizando la presencia en redes sociales?

La organización en la que desarrollo mis actividades no está al tanto de las presencias en las redes sociales salvo alguna idea o campaña para la transmisión de información a través del Twitter, depende de la apertura de una nueva visión y la elaboración de un plan de medios. 

¿Se están midiendo los resultados?

Los resultados en la institución no se miden, el nuevo plan de medios podría proporcionar el potencial para evaluar la presencia en las redes de la institución.

¿Son los resultados esperados?

Se podría esperar más del alcance de las redes en la institución en la que me desempeño como docente, desarrollar la idea para elaborar el plan a partir de este diagnostico es la clave. 

Desarrollo del Plan de Medios.

Objetivos. 

General. Desarrollar un plan estratégico de medios para formar, informar y comunicar a la comunidad educativa.

Específicos.

• Aperturar un canal de comunicación entre los miembros de la comunidad educativa.
• Abrir un acceso para proporcionar informacional institucional interna y externa en la institución
• Establecer una herramienta para la participación académica y el desarrollo de entornos personales de aprendizaje en la institución.

Público

• Institución educativa
• Personal directivo
• Personal académico
• Personal administrativo
• Alumnos
• Familiares
• Comunidad de vecinos
• Empresas colaboradoras

Canales

Con la intención de cambiar y renovar la imagen de la institución podría renovarse la página web existente, con enlace a la redes disponibles, con la finalidad de ser una base para estas, para el intercambio de información en el blog, además de aperturar un acceso a la intranet para el intercambio entre el personal de la institución y un aula virtual para el intercambio entre alumnos y profesores.

Entre las redes existentes Twitter, Facebook e Instagram, el trabajo para desarrollarlas está dirigido a la colocación de contenido clave  orientado al logro de los objetivos, los materiales generados por la comunidad que sean útiles para los objetivos y algunos productos de las actividades académicas podrían compartirse a través del Instagram o Pinterest.

Los archivos de carácter formativo podrían compartirse a través de las plataformas Google drive y además podrían trabajarse con grupos de WhatsApp para el intercambio de chat informativos incluso para generar grupos de debate.

Para integrar a las familias y la comunidad es indispensable hacer llegar los enlaces a las redes con campañas informativas y el uso de las líneas de contacto a través del correo electrónico.

Estilo de comunicación 

El estilo de comunicación debe ser sencillo, directo, con mensajes precisos y cortos, que enanchen directamente a quien los recibe, preferiblemente acompañado de elementos audiovisuales, deben variar según fluya la información, para esto debe contarse con una constante renovación de las interfaz , siempre debe acompañarse de los enlaces de interés al resto de las redes que conforman el grupo de redes de la institución, cada cosa que se publique debe ser preparada con anticipación, revisada  y catalogada con ayuda de la curación de contenidos. 

Plan de contenidos

El plan de contenidos debe ser dinámico, directamente enfocado en el publico al cual está dirigido, versátil y indicado para la tarea o actividad para el cual se esta diseñando, lo cual quiere decir que el publico receptor debe sentir que cubre las necesidades de información, de formación y de comunicación, que obtenga las respuestas que está buscando, para lo cual es importante que se emplee el estilo de comunicación  pautado.

Los temas  estarán determinados a cada una de las actividades para las cuales están desinados, bien si es para informar, con contenido referente a los eventos  de la institución, matriculas, estudios disponibles entre otros, para formar, cargando contenido académico en el aula virtual y  otros contenidos a la disposición del público en general y para comunicar, las noticias de la institución, contenido del blog entre otros. 

A partir de la pagina web estará abierta la posibilidad a la integración con el blog y otras redes sociales, estas deben estar visibles en la página web de manera tal que todos reciban la información disponible en cada una de ellas, entre las acciones a tomar a partir de la construcción del sitio, esta llevar a cabo el check list de redes sociales , para colocar y enriquecer el contenido  diario que se coloca en las mismas, proveniente de las distintas áreas de la comunidad educativa, además de la promoción dl uso de herramientas como WhastApp. 

Esto con la intención de estar al fi con la información y servir como elemento comunicador de los eventos y noticias de la institución diariamente, todo esto bajo una curación de contenidos y unas reglas adecuadas para el uso de los dispositivos dentro del aula y en las áreas comunes de la institución, teniendo presente la seguridad en la red.

Se planteara a la directiva un cronograma de implantación inicial de la estructura del programa partiendo de la idea del estudio del diagnostico, para luego avanzar a un diseño del plan estratégico y la implementación del plan de medios.